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Procès-verbal de l’AG 2009

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jeudi 24 décembre 2009, par Gap

Rapport de l’assemblée générale tenue le 21 novembre 2009 à Paris. Bilan de l’année 2009 et projets pour 2010.

Procès-verbal de l’assemblée générale de l’association Elfe Noir

L’assemblée est ouverte à Paris par le président de l’association, le 21 novembre 2010 à 14h30.

Première partie : appel

Liste de présence :
Membres présents : Backick, Goethe (trésorier), Fils de Lugh (président), Fred, FX, Gap, Mad, Sanjuro, Sigfrid
Membres "en ligne" : Arnok, Haazeven, Karkared, Pitche (puis Captain Bug)
Membres ayant donné procuration : Captain Bug (début de séance), Kakita Inigin, Lullaby, Zeeboub.
Membres absents ou excusés : 46_46, Atanaka, Bene, Darkbaron (secrétaire), Enameril, Escrivio, Gally, Géronimo, Jyp, Krapo, Paul Moud’Ubid, Pierre, Togashi Yokami, Torquemada
Attribution des rôles :
Fils de Lugh est nommé président de séance et Gap secrétaire de séance.

Deuxième partie : bilans 2008-2009

Bilan moral :
L’association compte 31 membres contre 24 en 2008. 18 étaient déjà membres en 2008 et 5 sont revenus après une ou plusieurs années d’absence - on compte donc 8 nouveaux cotisants.

Le site a publié plus de brèves et d’articles en 2009 que l’année précédente. Plusieurs projets sont en cours (site v2, serveur, rédaction), même si aucun n’a été achevé cette année.

Une procédure de transmission des informations d’un bureau au suivant a été mise en place. Les statuts et le règlement intérieur sont désormais transmis avec la confirmation de la réception de la
cotisation.

L’adresse de l’association est toujours chez Sanjuro, qui envisage de déménager. Pour éviter des frais afférents à chaque déménagement, il est envisagé de domicilier l’association auprès d’une Maison des associations. Les frais d’un tel choix devront être étudiés durant l’année et ce projet présenté lors de la prochaine AG.

Bilan financier :
Le compte de l’association est créditeur de 304.64€, contre 602.77€ à la même époque en 2008. La baisse sensible de trésorerie s’explique notamment par l’achat du nouveau serveur ( 700€), malgré une hausse des montants perçus en dons et cotisations suite à la campagne "un serveur pour le Sden". Les entrées ont totalisé 786.68€ contre 1084.81€ de débit (serveur, hébergement, journal officiel et frais bancaires uniquement).

La baisse du montant de la cotisation de 15 à 10€ en 2009 a eu un impact à la fois positif et négatif. D’une part, le nombre de cotisants a augmenté de 24 à 31. D’autre part, le montant moyen payé par les membres (cotisation+don) est passé de 21.52€ à 19.19€. L’AEN a donc reçu environ 310€ de cotisations et environ 470€ de dons (pour la plupart venant de membres, et partiellement liés à la campagne pour l’achat du serveur). Paypal a été utilisé par 13 membres, preuve que c’est un moyen de paiement plus facile d’accès que d’autres pour une partie des membres (mais avec des frais plus élevés pour l’association que les chèques et virements bancaires).

Au niveau des coûts, le prix de l’hébergement va augmenter de 50% cette année. De 180€ annuels en 2008-2009, il passe à 270€ (après négociations avec Absolight) en 2009-2010. Les rentrées annuelles devraient suffire à couvrir ce montant, mais la pérennité de ce fonctionnement n’est pas assurée.
Solutions proposées : augmentation du montant des cotisations, appel aux dons, abandon du serveur pour un hébergement traditionnel. L’assemblée décide par 9 voix sur 15 exprimées de laisser la
cotisation à 10€ et d’encourager les dons.

Le coût du nom de domaine a été payé pour deux ans (par Bene à titre de cotisation). Le bureau souhaite reprendre la main sur ce nom de domaine, dont le statut administratif pose quelques problèmes de suivi.

Bilan technique :
Le serveur a été acheté, sa mise en place est en cours (réglages, backup, etc.) et nécessitera de coordonner un rendez-vous entre Spyou, Sigfrid, FX et Gally pour la mise en place. Le Sden sera inaccessible pendant quelques heures/jours lors de la transition.

Dès que le serveur aura été changé, les forums devront être upgradés. Avec le système actuel, les admins doivent valider tous les comptes manuellement pour empêcher le spam. Cette intervention prend plusieurs minutes, plusieurs fois par jour.

Le développement du site v2 suit son cours. Une présentation de l’état actuel aux présents aura lieu après l’AG.

Bilan rédactionnel :
Plusieurs nouvelles rubriques ont été lancées depuis l’AG 2008 : Excidium (JdRA), Dark Heresy, Donjons & Dragons 4... Plusieurs rubriques ont connu un regain d’activité (Star Wars, Warhammer) et
d’autres ont confirmé leur bonne santé (L5A, 7th sea). Des rapports semestriels sont postés sur la ML, le forum, et sur le site.

De nets progrès ont été effectués en matière de régularité des mises à jour grâce à un nouveau suivi des brèves (rythme et exigences minimum). Une charte rédactionnelle a également été mise en place pour soutenir les chefs de rubrique et validateurs et assurer un traitement similaire du contenu sur l’intégralité du site.

La conversion des rubriques statiques suit son cours. La plupart sont passées sous Spip, mais les bonnes volontés sont toujours les bienvenues.

Projets 2009-2010 :
Objectifs rédactionnels généraux pour 2010 :
- Viser à la fois la quantité et la qualité des articles (travail en pool de validation, avec relecture et mise en avant des meilleurs documents)
- Faire progresser les rubriques thématiques et les inspirations, y compris au sein des rubriques de jeux.
- Recruter des membres pour la rédaction, la constitution de dossiers, etc. Le gros morceau sera de relancer la dynamique de création de dossiers et d’articles de fond qui faisaient la richesse de MJ-zine. Plusieurs membres de la rédaction y porteront un intérêt particulier et prépareront ainsi la voie à la partie "Magazine" du Sden v2.
- Recherche d’illustrateurs et d’illustrations. Un groupe va tâcher de favoriser la mise en contact d’auteurs et d’illustrateurs, notamment pour les projets d’e-Books. Le but est de créer un pool de contacts, mais aussi d’obtenir des droits non-commerciaux de la part de dessinateurs trouvés sur le web, notamment via Deviant Art, etc.
- Animation du site via tests absurdes et autres articles "légers"

Le bureau souhaite poursuivre la mise à jour des informations Kifekoi (droits et responsabilités sur les différents systèmes et rubriques).
- Forums et modération
- Spip et rubriques
- Serveur, bases, FTP, etc.

Au niveau de la communication interne, deux axes sont recommandés :
- Envisager 1 à 2 réunions par an hors-AG, en live (ça se faisait au début des années 2000) ou par vidéo (discussions plus claires et plus rapides, notamment pour le CA).
- Publication d’infos via la Mailing-list et le forum (comptes-rendus, infos notables, etc.)

Pour le forum, certains modérateurs demandent une procédure écrite à usage interne (charte), ce qui sera fait après l’AG.

Politique extérieure :
Etudier les partenariats actuels et potentiels :
- Grog : partenariat en cours (liens depuis chacune de leurs page jeux, attention à bien faire de même chez nous ! (pas le cas partout actuellement, il faudra que la v2 le fasse)
- FFJdR : échec en 2008, relations pas toujours au beau fixe, objectifs divergents pour un partenariat, bénéfices pas clairs, etc.
- Scénariothèque : projet envisagé en 2007, mort lors de nos problèmes fin 2007, à discuter quand on sera en Sden v2 (pour éviter un nouveau fumble).
- Opale : à discuter une fois la v2 en place et/ou au sujet des conventions.
- Jeux d’Ombres : pour les JdRA (Pitche en est le responsable), à discuter quand on sera en v2.
- Editeurs : à discuter une fois la v2 en place.
- Sden-Clubs : projet postérieur à la v2 (hébergement de sites d’associations + services pour favoriser la publication de leur contenu chez nous).

Le Sden en convention. Quels objectifs et quels moyens ?
- En 2009, présence aux Elfics et à Orc’Idée. La présence à Orc’Idée sera renouvelée en 2010 avec Wi-Fi et parties - c’est aussi l’occasion de se retrouver entre Sdéniens. Il faut améliorer la préparation et le matériel de promo.
- La présence en conventions au service du site et pas l’inverse.
- Présence légère : maîtriser une/des parties, autour desquelles on indique que le scénario est en ligne. En parallèle, présenter l’interface privée (wi-fi nécessaire) pour démystifier la publication.
- C’est l’occasion de se rencontrer et de nouer des contacts avec d’autres associations (FFJdR, etc.), voire de proposer des goodies sur le stand ou de recueillir des dons (revenus annexes).

Les goodies, ça donne quoi ?
- Il faut recenser le matériel disponible (graphique, en particulier). Arnok et Gap doivent avoir des trucs dans leurs archives...
- Ensuite, voir ce qui pourra être fait à l’avenir, quand on pourra se le permettre financièrement (p.ex. bannière de la Voix, polos/t-shirts).
- Les dés sden ont eu du succès en interne malgré les conditions restrictives - source possible de revenus en convention (dé de soutien à 1d3€) ?

Troisième partie : élections

Election du CA
Candidats : Arnok, Backick, Captain Bug, Fils de Lugh, Fred, Gap, Goethe, Haazeven, Kakita Inigin, Karkared, Sanjuro, Sigfrid (12 candidats pour 11 places). Fred se retire, d’où élection tacite (une majorité simple est requise d’après les statuts)

Election du bureau
Fils de Lugh (président) et Goethe (trésorier) sont rejoints par Gap (secrétaire)



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