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Réglement intérieur de l’A.E.N.

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vendredi 21 novembre 2008, par goethe

Règles de savoir-vivre adoptées en Assemblée Générale le 08 novembre 2008.

Règlement Intérieur

Article 1 : Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son approbation en Assemblée Générale et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version dans les mêmes conditions. Il doit être consultable librement sur le site de l’Association, et transmis à tout nouveau membre lors de son inscription.

Article 2 : Champs d’application du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association L’Elfe Noir sans exception. En cas de litige entre un article des Statuts et un article du présent règlement, les Statuts prévalent.

Article 3 : Procédure d’adhésion et de démission

Pour être membre de l’association de l’association, il faut :
- adhérer aux présents statuts et à son règlement intérieur ;
- s’acquitter de la cotisation annuelle (la période de référence est l’année civile).
Tout membre démissionnaire du Bureau, du Conseil d’Administration, ou d’un groupe de projet, s’engage à transmettre aux membres restants l’ensemble des documents et informations relatives à son mandat, à l’aspect de l’Association dont il avait la charge, au projet sur lequel il travaillait.

Article 4 : Organisation et fonctionnement du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration a pouvoir pour missionner des membres ou des participants actifs pour l’étude, l’élaboration et la réalisation de projets relatifs à l’activité de l’Association.

Article 5 : Organisation et fonctionnement du Bureau

5.1- Répartition des fonctions entre les membres du Bureau

Les tâches se répartissent en principe de la façon suivante :

* Le Président : représente l’association en interne et auprès de l’extérieur et, outre ses fonctions statutaires, doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’association. Il est le responsable légal de l’Association.

* Le Trésorier : assure toutes les tâches en rapport avec les aspects financiers de l’association ; enregistre les nouveaux membres ; et prépare tous justificatifs des dépenses qui pourraient lui être réclamés non seulement en vertu de la loi ou des statuts mais également par tous membres qui en feraient la demande expresse. Enfin, lors de sa prise de fonction, le nouveau Trésorier s’engage à s’acquitter des taches exposées dans la check list de l’Annexe I, qui lui sera transmise par son prédécesseur ou à défaut par tout autre membre du précédent Bureau.

* Le Secrétaire : assure les formalités relatives à la rédaction des procès-verbaux et à la tenue des registres ; adresse les convocations aux Assemblées Générales et procède aux annonces officielles ; tient le fichier des membres à jour, ainsi que celui des participants actifs (Kifékoi).

Cette répartition des tâches entre les membres du Bureau n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.

5.2 Frais et dépenses engagés par les membres du Bureau

Sauf mission particulière précise, d’un ou plusieurs de ses membres, expressément décidée par le C.A., il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.
Les dépenses engagées par les membres du Bureau pour le fonctionnement administratif de l’association, courriers, photocopies, télécommunications sont remboursées par l’association.
Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.

5.3- Tenue des registres et fichiers

Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par le Secrétaire.
La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le Trésorier. L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année civile.
Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétaire, sur la base des enregistrements de cotisation effectués par le Trésorier, et diffusé au Conseil d’Administration.

5.4 - Règles de correspondance de l’association :

Le Président, le Secrétaire et le Trésorier sont autorisés à signer seuls la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts mais correspond aux taches définies par le règlement intérieur.

Article 6 : Règles générales de diffusion de l’information :

En dehors de l’information interne à l’association accessible à chacun des membres et pouvant faire l’objet d’une procédure de diffusion spécifique, il existe une information courante de la vie de l’association concernant en premier chef le Bureau, tel que notamment la collecte des demandes d’adhésion, pour laquelle les modalités de diffusion suivantes sont retenues :
- Toute information concernant l’association recueillie par l’un des membres du Conseil d’Administration, doit être communiquée aux autres membres du Conseil d’Administration, de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
- Toute information nécessitant une réaction rapide de l’association doit être transmise immédiatement à l’ensemble des membres du Bureau.

Article 7 : Moyens de communication adoptés par l’Association :

La communication et les annonces au sein de l’Association se font indifféremment par mail (individuels ou collectifs), via le forum, sur le site, ou par courrier, et ont la même valeur officielle (c’est le cas des convocations pour les AG).

Article 8 : Mandats et comptes bancaires

Indépendamment des dépenses annuelles prévues et votées lors de l’AG, le Trésorier peut, en complément des dispositions déjà prévues aux statuts, décider et procéder de sa propre initiative aux dépenses quotidiennes de l’association (achat de timbres, enveloppes, recommandés….), dans une limite de 50 € par an. Dans la mesure du possible, le Trésorier consultera le CA, voir les membres, par mail ou via le forum, afin de prendre connaissance des éventuelles objections, et en tenir compte si la majorité du CA s’y oppose.

Article 9 : Cotisation et Adhésion

Le montant de l’adhésion est de 10€. Le montant est décidé en AG et reste valable tant que l’AG ne le change pas.

En cas de manquement grave à l’esprit de l’association, le Conseil d’Administration pourra voter, conformément aux règles énoncées dans les statuts, l’exclusion d’un membre. En cas d’exclusion, la cotisation ne sera pas remboursée.

Peuvent entraîner l’exclusion de l’association :
- Non respect majeur du règlement
- Non respect majeur de la charte rédactionnelle
- Tout acte tendant à nuire à l’association, à sa réputation ou à son indépendance.

Article 10 : Charte éthique et morale de l’Association

Les membres s’engagent à ne pas tenir de propos ni à diffuser de documents à caractère discriminatoire (quel qu’il soit), ni injurieux, ni pornographique. Le non respect de ce point peut être cause d’exclusion de l’Association, et de bannissement du forum et du site.
Tout membre qui constate la mise en ligne, ou est le témoin d’échanges contraire à cette charte, est tenu d’en informer le Conseil d’Administration.

Adopté à Paris le 08 novembre 2008



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