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AEN mode d'emploi (simplifié)

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Modérateur: Modérateurs

AEN mode d'emploi (simplifié)

Message par goethe » Ven 14 Nov 2008, 22:09

Ce thread au titre fourre-tout vise à conserver sur le forum tout un tas d'informations pratiques, qui à un moment ou un autre peuvent s'avérer utiles dans la vie et la gestion de l'assoc'.
En particulier, expliquer ce que font les membres du Bureau.


Déclaration de modifications de l'Association

Celles-ci se font auprès de la Préfecture de Police de Paris, par courrier ou par dépôt (Section des associations, 12 quai de Gesvres, 75004 PARIS), tant que l'Association est domiciliée dans la capitale, dans les 3 mois qui suivent leur adoption (le plus souvent lors d'une AG ou d'une AGE).


Le site de la Préfecture de Police liste et détaille les démarches administratives relatives aux Associations sur cette page.


Le renouvellement de Bureau et de CA (à chaque nouvelle AG) fait l'objet d'une déclaration de modification.


Le changement de siège social (voté en AG) fait également l'objet d'une déclaration de modification, et s'accompagne par ailleurs d'une parution au Journal Officiel, qui est payante. Le formulaire correspondant est téléchargeable ici. Ce formulaire doit accompagner la déclaration faite en Préfecture, qui se charge de la transmettre au JO, qui nous adresse dans un second temps la facture à régler par chèque.


La modification des Statuts (votée en AGE) fait lui aussi l'objet d'une déclaration de modification ; il est nécessaire de fournir un exemplaire original des Statuts, daté et signé par le Président.
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Message par goethe » Lun 24 Nov 2008, 17:37

Démarches à effectuer auprès de la banque lors du changement de Bureau

Ces démarches sont à effectuer conjointement par le Président et le Trésorier.
Seul, le Trésorier ne peut rien faire (son statut ne lui en donne pas les pouvoirs).

Un rendez-vous physique doit être fixé avec le/la conseiller(e) pour effectuer toutes les démarches et changements nécessaires.

Le Président étant le représentant légal de l'Association, c'est lui qui détient "par défaut" la signature et les pleins pouvoirs sur le compte. Il doit donc obligatoirement donner procuration au Trésorier pour que celui puisse disposer également de la signature et des mêmes pouvoirs.

A chaque changement de Président et de Trésorier, il est nécessaire que la banque mette à jour les fiches "contacts", et qu'il soit procédé au dépôt des nouvelles signatures.

Il faut donc prévoir :
- les pièces d'identité,
- le compte-rendu d'AG,
- la déclaration de changement de CA / Bureau adressée à la Préfecture,
- les nouveaux Statuts s'il y a lieu.

Par ailleurs, deux adresses sont enregistrées par la banque : le siège social, où sont adressés certains courriers, et si elle est différente l'adresse postale, où sont adressés les relevés mensuels (en général il s'agit de l'adresse du Trésorier).
Il est donc essentiel que ces deux adresses soient tenues à jour par la banque.
A titre d'information le CIC factures des frais d'adresse erronée (NPAI) 14,65 €.
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Message par goethe » Ven 30 Jan 2009, 20:35

Du ressort du Président :

Le Président a toutes les signatures pour l'Association, il en est le représentant légal. Il est donc nécessaire qu'il donne les procurations utiles au Trésorier, et éventuellement au Secrétaire.

Une adresse email dédiée existe depuis 2009 : sden.présidentarobasegmail.com (sur laquelle sont archivées les messages d'enregistrement des Membres, les listes des Membres d'année en année, ...).
Ce compte de messagerie se transmet de Président en Président. Il est possible de configurer un transfert des mails vers le compte perso du Membre qui assure cette fonction.

A COMPLETER

Du ressort du Trésorier :

Le Trésorier suit régulièrement :

- l'état du compte bancaire via le site Filbanque du CIC et en recevant et archivant mensuellement les relevés bancaires (très important, leur ré-édition est payante);

- l'état du compte Paypal du SdEN, dont l'identifiant (Adresse email) et le Mot de Passe sont transmis de Bureau en Bureau.
Attention à ce propos à faire les modifications nécessaires d'année en année (et sur l'interface paypal, et sur la page SPIP du SdEN), à l'issue de chaque AG : changement de l'intitulé de la cotisation, et modification si besoin du montant.

Par ailleurs, le Trésorier détient la carte de dépôt (dépôt uniquement) et le chéquier de l'Association (transmis tous deux de Trésorier en Trésorier). Attention toutefois à penser à faire les changements de signatures auprès de la Banque lors des changements de Bureau, pour éviter tout soucis lors de leur utilisation !

Enfin, deux adresses email dédiées existent : sden.tresorierarobasegmail.com (sur laquelle sont archivées les messages d'enregistrement des Membres, les listes des Membres d'année en année, ...), et tresorierarobasesden.org (qui est une adresse de re-direction - suppression prévue sur 2010).
Ces comptes de messagerie se transmettent de Président en Président. Il est possible de configurer un transfert des mails depuis le compte gmail vers le compte perso du Membre qui assure cette fonction.

Le Trésorier gère par ailleurs les MAJ du groupe "Membres AEN", accessible ici. Cette "responsabilité" est motivée par le fait que le Trésorier est le premier informé de l'arrivée de nouveaux Membres, puisqu'il reçoit les cotisations.


A COMPLETER
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Message par goethe » Mer 08 Avr 2009, 16:29

Le compte Box.Net

Un compte spécial de stockage de documents, sur un principe de Wiki, a été ouvert par le Bureau sur le login de l'adresse gmail du Trésorier (voir post précédent). Le mot de passe se transmet de Bureau en Bureau.
Ce compte de stockage se trouve sur Box.net.

Il a été utilisé notamment sur le second trimestre 2009 par les pools technique et Rédac CA, dans le cadre de la rédaction à plusieurs mains du "cahier des charges rédactionnel SDEN v.2", ou encore dans la cadre de la constitution du "dossier technique SDEN v.2".

Sur le dernier trimestre 2009, un dossier "Association Elfe Noir" a été créé : on y retrouve les CR des différentes AG, les factures d'hébergement, et autres documents relatifs à l'Association.

Il est souhaitable de mettre à jour les accès à chaque changement de CA.
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Message par goethe » Mar 01 Déc 2009, 01:53

Le Kifékoi du SDEN

Il s'agit là d'un aspect vital de l'Association, et au delà, du SDEN : le Kifékoi est le document qui liste les différents acteurs du site, en fonction de leur domaine d'implication.

On y retrouve la liste :
- des Membres du CA,
- du Bureau,
- de l'équipe technique (admin machine + base + SPIP),
- du Bureau de la Rédaction,
- des modérateurs actifs
- des chefs de rubrique actifs.

Le Kifékoi permet de savoir rapidement qui contacter et pour quoi ; il permet de réunir facilement et rapidement les différents acteurs pour un même projet.

Historiquement, sa mise à jour (MAJ) a toujours été une question vitale pour l'AEN.

En 2005, Archiviste, alors Président de l'AEN, parle d'un recensement du SdEN ; en 2007, Enaméril, alors Secrétaire du SdEN, a réalisé une MAJ du Kifékoi ; sur l'exercice 2010 une nouvelle MAJ est effectuée (en cours). Le document est conservé sur Box.net (voir post précédent) dans "Association Elfe Noir".

Il est donc essentiel que les CA successifs portent une attention particulière à une MAJ régulière (en gros à chaque changement).

Concernant la MAJ des modérateurs, il peut être utile, chaque fin d'année civile, de vérifier pour chacun à quand remonte son dernier post.
Si celui-ci date de plus de 2 ans, il y a de fortes probabilités pour que le modo ne soit plus actif : un Admin pourra mettre à jour en conséquence.
Il est toutefois souhaitable d'envoyer un mail d'info au concerné, car parfois ce n'est pas parce que le modo ne poste pas qu'il ne passe pas.
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Message par goethe » Mar 01 Déc 2009, 02:07

Forums CA et Groupes CA

Des forum réservés au CA ont été créés en plus de SDEN Interne, afin que ses Membres puissent y discuter de l'AEN : SDEN-CA (où se situe ce thread), SDEN-CA Pôle technique, SDEN-CA Pôle rédactionnel.

Leur accès et leur modération est réservé à des groupes : SDEN_CA (pour les trois), Bureau AEN, SDEN_TECH (pour le forum technique) et SDEN_REDAC (pour le forum rédac).

Les pouvoirs de modération du Groupe "Bureau AEN" s'étendent à "A Propos du SDEN", "SDEN Interne", "Bureau de la rédaction", les 3 forums du CA et les 2 forums de modération.

Il est donc nécessaire de mettre à jour ces groupes au lendemain de chaque AG, en particulier "Bureau AEN" qui comprend uniquement le Président, le Secrétaire et le Trésorier.
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Message par goethe » Mar 15 Déc 2009, 10:46

Charte Rédactionnelle du SdEN :

En octobre 2009, les membres du pôle rédactionnel du CA et les chefs de rubrique ont établi une charte visant à définir les conditions de fonctionnement rédactionnel du site :

Le but de cette charte est de guider le rédacteur d'article en posant des règles minimum (recommandations, formules par défaut, obligations) à respecter pour la rédaction des articles, en vue de leur mise en ligne sur le site.
Il est important d'avoir à l'esprit que cette charte vise les cas généraux ; les cas particuliers seront donc gérés au cas par cas, au titre d'exceptions.
Par ailleurs, cette charte est destinée à évoluer au fil du temps : en fonction de leurs besoins, les chefs de rubrique et le Comité Rédactionnel pourront la modifier et la compléter.

Cette charte porte sur plusieurs points :

1. Orthographe et grammaire :
1.1 Celles-ci doivent être correctes, la ponctuation et les règles de tabulations respectées un minimum, le texte rédigé (pas de liste télégraphique de points pour un scénario, par exemple).
1.2 Un aide mémoire intitulé "Le couteau suisse de l’auteur" est mis à disposition des rédacteurs sur le site, afin de les aider sur ce point.
1.3 Si l'un des rôles du relecteur / valideur / chef de rubrique / Comité Rédactionnel est de corriger les éventuelles fautes oubliées lors de la proposition de mise en ligne, la correction "de masse", elle, revient au rédacteur.

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2. Format :
2.1 Les articles doivent être rédigés par défaut sous SPIP, sauf exceptions identifiées.
2.2 Ces exceptions sont les e-book, ou d'une manière générale tout article d'un volume trop important pour être rédigé sous SPIP (> 5 blocs de page SPIP) ;
2.3 certains ADJ dont la mise en page n'est pas supportée par SPIP (type feuilles de persos) ;
2.4 les documents graphiques en raison de leur format d'origine (cartes, plans, etc...) ;
2.5 les pièces jointes qui ne sont pas du texte ;
2.6 lors des conversions les documents qui sont déjà au format .pdf. ;
2.7 certains articles antérieurs à cette charte, dont la réécriture intégrale sous SPIP serait jugée trop chronophage .

2.8 Cette liste n'est pas exhaustive, il est possible que de nouveaux cas soient portés à la connaissance des chefs de rub' ; si ces cas sont avérés, ils viendront compléter cette liste .
2.9 Par défaut donc, un scénario ou ADJ au format .doc ou .txt sera d'abord (sauf exceptions citées plus haut) rédigé sous SPIP, avant d'être ajouter en document joint téléchargeable au format .pdf.
Si le relecteur / valideur peut apporter son aide pour la prise en main des raccourcis typographiques SPIP et pour convertir les .doc et .txt au format .pdf, la rédaction sous SPIP revient elle au rédacteur.

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3. Présentation :
3.1 La présentation reste assez libre, les seules contraintes visant à mettre en valeur les articles et à assurer une unité d'ensemble.
3.2 Les points ci-dessous sont applicables sous SPIP et dans la rédaction des documents joints (à l'exception du dernier point, applicable uniquement pour les documents joints).
3.3 Le titre est systématiquement en minuscules, dans un soucis d'homogénéité ; attention à ne pas mettre le nom des auteurs dans le sous titre (un champ spécifique existe et est modifiable).
3.4 Il est recommandé de marquer des paragraphes et des sauts de ligne afin d'aérer le document et de partager le texte en parties si son contenu rend la chose possible (étapes de jeu pour les scénarios, thématiques pour les ADJ ou fiches de lecture, par exemple) afin de proposer un document structuré.
3.5 Il est fortement conseillé à l'auteur d'intégrer à un endroit ou un autre dans les documents joints (les hauts de page et bas de page sont particulièrement adaptés) le logo du SDEN, le titre du document et le nom de l'auteur, le n° de la page, le lien internet vers l'article sur le site, de façon à proposer un document qui offre les mêmes informations que l'article SPIP mis en ligne et à veiller à l'intégrité de chacune des pages du document. L'auteur pourra également, s'il le souhaite, mentionner son adresse e-mail (cela permet un retour facile des appréciations des internautes).

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4. Contenu :
4.1 Plus que tout autre point, le contenu va déterminer si un article doit être mis en ligne ou pas. Certains critères tiendront de la recommandation (la charte est là pour aider à la rédaction), d'autres de l'impératif, essentiellement pour des raisons légales (droit d'auteur notamment).
Le bon sens de chacun, rédacteur et valideur, fait que le non respect de ces critères et leur discussion ensuite seront très certainement très rares et plus dues à une inatention.
Ces critères sont les suivants :
4.2 - Notamment, l'article ne doit pas constituer un plagiat potentiel, donc pas de copier/coller de paragraphes entiers de règles ou de paraphrase de chapitres entiers de mécanismes, que ce soit de parutions commerciales ou de travaux amateurs dont l'auteur de l'article n'aurait pas la paternité.
4.3 La présentation succinte d'un élément de background (personnage, lieu, évènement, etc...), constituant par nature une forme de paraphrase, sera tout de même acceptée, à la condition qu'elle ne corresponde pas à une réécriture de pages entières de suppléments.
4.4 D’autres exceptions ("règles expliquées pour les nuls", par exemple) pourront être acceptées, après examen par l'équipe de validation. Néanmoins, elles devront être retirées à la moindre réclamation de l'éditeur ou de l'auteur original.
4.4b En cas de doute sur l'aspect "honnête" d'un article se basant beaucoup sur des publications (notamment des livres épuisés), s'adresser à l'éditeur concerné est recommandé : ils sont généralement compréhensifs.
4.5 - Une traduction de la VO vers la VF est acceptable, mais implique nécessairement la citation de la source et l'acceptation explicite de l'auteur.
4.6 - Si le rédacteur insère dans son article des illustrations "officielles", il devra impérativement (sauf accord le l’auteur de l’illustration concernée) utiliser un format "dégradé" de façon à interdire son utilisation commerciale (càd pas de résolution maximum ni de format A4).
4.7 Si le rédacteur utilise ses propres illustrations originales, ou celles d'un auteur de sa connaissance, son nom sera également mentionné, mais le format utilisé reste libre puisque l'accord de l'auteur est implicite de par sa participation.
4.8 Dans tous les cas, à la condition qu'il soit connu, le nom de l'auteur de l'illustration doit être mentionné, ainsi que la source (adresse du site d'origine, par exemple).
4.9 Chacun aura compris que ces consignes visent à respecter la propriété intellectuelle et les droits d'auteur des illustrateurs ; par conséquent les illustrations devront être retirées à la moindre réclamation de celui-ci ou de l'éditeur (dans le cas d'une illustration officielle), sous peine de retrait pure et simple de l’ensemble de l’article.
4.10 Ces règles seront respectées à plus forte raison pour les e-book, car ceux-ci s'inscrivent dans une catégorie semi-professionnelle.
4.11 - L'article ne doit pas dénigrer ou attaquer une tierce personne, les éditeurs ou les auteurs d'un jeu.
4.12 - L'article doit présenter un intérêt pour le joueur et / ou le MJ (ce qui veut dire par exemple qu'un rapport de partie compréhensible uniquement par ceux qui l'ont jouée, une liste d'équipement pour une école qui n'a pas fait l'objet d'un article préalable, n'ont aucunement leur place ici). Cet aspect, très subjectif, devra faire l'objet d'une discussion entre le rédacteur et le valideur si ce dernier a un doute.
4.13 - L'article doit présenter un minimum de caractères (2000) afin d'éviter des articles se limitant à un synopsis de trois phrases ou à une école d'un paragraphe. Là encore, cet aspect peut s'avérer subjectif et faire l'objet d'une discussion entre le rédacteur et le valideur si ce dernier a un doute.
4.14 D'autres points subjectifs relatifs à la qualité du document pourront être soulevés à la lecture de certains articles. Ces points devront alors être étudiés au cas par cas, entre le rédacteur et le valideur.

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5.0 Etre valideur est une fonction qui implique certes un devoir de conseil et de pédagogie vis-à-vis du rédacteur (càd qu'il est là pour aider si nécessaire à rendre l'article publiable, en aidant à sa correction et en fournissant du matériel -images, logos- si besoin, pas pour casser le rédacteur). Par ailleurs, le Comité Rédactionnel s'engage à commenter et donner une option de validation (ou non) dans un délai raisonnable, notamment afin que le rédacteur puisse opérer rapidement des modifications, si nécessaire.
5.1 Mais le rédacteur a également des obligations vis-à-vis du valideur, qui n'est ni sa secrétaire personnelle ni son nègre (càd que le rédacteur doit proposer un article à la publication après s'être assuré du respect de chacun de ces points).

5.2 En cas de désaccord entre un valideur et un rédacteur au sujet de la mise en ligne d'un article, si aucune solution n'est trouvée, le cas sera porté à la connaissance (dans l'ordre, en cas de non résolution à chaque fois) du Comité Rédactionnel, puis du CA, et enfin du Président (sa responsabilité pénale étant engagée quant au contenu du site, celui-ci reste maître de la décision finale d'une mise en ligne ou pas).
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